探討醫院檔案的管理及風險預警和制約
醫院檔案涉及到醫療、預防、科研、教學及黨政管理等多方面內容，它記錄著醫院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫療管理、醫學科研、醫療器械設備、基建工程、會計、統計等各項工作的歷史，是領導決策、制定工作標準等方面的科學依據，是指導醫療實踐并協調各項工作正常運行的參考資料。科學規范地管理醫院檔案，可再現醫院工作業績和管理水平，對醫院建設及發展具有重要意義。
摘 要：現如今，醫院的檔案管理已成為了醫院工作中的重要部分，對于醫院的建設和醫院的各項工作都有著重要的輔助作用。由于醫院檔案管理涉及的內容較多，工作相對較為復雜，因此在管理過程中依然存在著諸多理由。本文主要介紹了醫院檔案管理中存在的理由以及解決的辦法，同時對加強檔案管理以及風險預警和制約進行纖細說明。
關鍵詞：醫院;檔案管理;風險預警;制約;措施
醫院的檔案記錄了醫院的發展建設的飯方方面面，同時也是醫院開展各項工作的基礎，因此，醫院的檔案管理工作對于醫院更好的貫徹國家醫療衛生政策有著重要的作用，也更好的適應了人們的醫療衛生需要，同時也是醫院未來發展與建設的重要保障，做好這項工作有著非常重要的作用。
一、醫院檔案所包括的幾點內容
醫院的檔案從內容上來看主要可以分為六大類，其中詳細內容如下：
文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫院工作計劃和決策提供可靠依據，為協調各項工作正常運轉作參考資料。有利于醫院領導更好的領會國家的方針政策來管理醫院，推動醫院和諧穩定的發展。
業務檔案包括：醫院的醫療教學檔案、業務學習檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步，推動醫療衛生事業的發展具有重要參考價值。
科技檔案包括：醫院財務檔案、基建檔案、醫療設備檔案、藥品目錄檔案。其中財務檔案的管理是重要的一項。
醫療法定文書檔案包括：醫院所有病案檔案及所有醫療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實物檔案包括：醫院重大事件、活動的聲像資料、醫療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發展而產生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰場，在特殊時期將會產生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其中有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫德醫風檔案、傳染病檔案、醫療行業商業賄賂專項治理檔案等。
二、醫院檔案管理中存在的理由以及影響因素
首先，醫院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時，在進行管理工作中，檔案不能夠進行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫院來說，不是主要的經營業務，在工作中缺少專業的高級管理人員，不能進行科學的有效的管理，而由于檔案管理的設施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現了檔案流失的現象，這種情況也是普遍存在的，嚴重制約著醫院檔案工作的順利進行和發展。與此同時，醫院檔案管理相關的制度也相對較少，相對于醫院其他的醫療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫院檔案管理的水平相對較差的理由，因此，現如今醫院的檔案管理工作還有著很多的理由存在，也是檔案資料發生流失的重要理由。其次，檔案管理的具體內容和目的不夠明確，在實施管理的過程中針對性不強，目的不夠明確。最后，醫院的檔案應用意識較差，對檔案的認可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業素質和醫院對檔案管理的重視也是影響醫院檔案管理的重要因素。
三、改善檔案管理工作的具體方案
首先，加強對專業檔案管理人員的培養。醫院不僅要重視檔案的管理工作，同時還要培養出有效的專業管理人才。以往，醫院只重視醫療技術人員的培養，而忽略了檔案管理人才的培養，這就使檔案管理工作難以得到更好的發展。而對檔案管理人員素質的培養需要列入到醫院醫療人員的培養隊伍當中，讓其充分的得到足夠的重視和學習進修的機會，獲得更好的檔案管理知識的培訓，從而在醫院不斷發展的過程中，結合醫院的自身情況，更好的推進醫院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業務發展到一個有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術上有所提高，醫院對檔案管理人才的培養刻不容緩，既適應了社會發展的需求也是有效發揮醫院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設要更加完善，同時對檔案工作進行科學的、統一的管理。最后，醫院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養的投入，另一方面是對管理設備的更新與使用的投入，從而保證實現管理的現代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發展，以便能夠更好的建立起專業的管理團隊，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據。
四、重視并搞好醫院檔案管理的風險預警和制約工作
1、建立檔案管理風險預警的重要性
醫院檔案是醫院發展和建設的重要憑證，對于現代醫學的發展也有著重要的作用，在新時期，醫院檔案是醫學科學研究的重要基礎，是醫療科技發展的重要依據，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風險，這種風險的存在對于醫院的發展和醫療隊伍的建設有著重要的影響。因此，要建立起有效的風險預警措施，通過風險預警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的理由，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構建醫院檔案管理的風險預警系統
檔案管理的風險預警系統，主要有檔案數量、檔案數據庫數量、數字化設備數量和備份設備數量，檔案數據庫數量有計算機、掃描儀、打印機等，備份設備數量有移動硬盤、光盤等。風險方面主要有：自然災害(地震、海嘯、洪水、強磁場、強電子脈沖等);人為因素有責任心不強、泄密、操作失誤、非法聯網等;環境因素有電源質量差、溫濕度不適應、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件理由有網絡安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等;社會安全事件有戰爭、國內動亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對醫院檔案依據分類做出風險評估
醫院檔案管理要根據前文敘述的六種檔案分類分別做出風險評估，把各種檔案管理風險按照其性質、嚴重程度、可控性和影響范圍等因素進行預警，把預警分為5級，分特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害。
4、 風險管理的制約實施
第一，要建立風險管理制約系統。第二，要定期進行風險分析與評估。對可能存在的風險進行分析與評估。一是確認風險，確認威脅、危險以及可能出現的理由，二是確認如何才能最好地管理這些風險，再開始行動。第三，要建立危機警報體系，確定危機級別，對檔案管理進行危機定級，根據不同的危機級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進行模擬危機管理訓練。
五、結束語
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立起良好的服務意識。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，可以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
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