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合同檔案管理辦法
(一)規章概述
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是企業為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據材料，一旦發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護公司的權益。
(二)主要內容
合同檔案管理辦法的主要內容包括檔案的期限、檔案管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。
(三)制作要求
制定該規章的基本要求是根據本企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便、實用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問室。
(四)范本
_________公司合同檔案管理辦法
年 月 日發布( )法合檔案字第 號
1.總則合同檔案管理1.1為加強本公司的合同檔案管理，根據公司合同管理辦法( 司合字第號)的規定，制定本辦法。
1.2合同檔案的保存期限為5年，由公司檔案處負責保管。
1.3公司法律顧問室作為公司的合同歸口管理部門，也應當保存一份完整的合同檔案資料。
2.歸檔
2.1合同訂立后，主辦單位應將合同文本的復印件送檔案處和法律顧問室各一份。
同時應指定專人負責本合同的履行及相關資料的整理。
2.2合同履行完畢后10日內，主辦單位應將全部合同
資料整理成冊，按照時間順序先后編排，裝訂成冊，正本送交檔案處，并制作副本一份交法律顧問室。
2.3檔案處和法律顧問室接收資料時應當出具收據。
3.檔案借閱
3.1根據工作情況，需要查閱檔案的，應當由查閱部門提出申請，報經主管總經理批準同意后，到檔案處辦理借閱手續。
3.2借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應經主管領導批準后，方可帶出。
4.訴訟與仲裁
4.1發生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應附有訴訟或者仲裁的全部資料。
4.2訴訟或者仲裁文書應獨立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法律顧問室借用原件后應在10日內歸還。如果不能按期歸還，應說明理由并報經領導閱知。
5.責任
5.1主辦單位未能按本辦法第2.1、2.2條規定，辦理歸檔手續的，對直接責任人扣發1個月的獎金。
5.2借閱檔案人丟失檔案的，根據情節可以給予警告、記過、記大過、開除、解除勞動合同的處理，并給予扣發3至12個月獎金的處罰。
6.實施
6.1本辦法經董事會討論通過后由總經理發布，修改時亦同。
6.2本辦法自 年 月 日起施行。
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