信要個人化
只要有可能，信應當寫給具體的負責人。一般的稱呼會顯得你不熟悉公司；而讀信人會留下一個你對這份工作不夠熱情的印象。同樣，“給有關負責人”這類稱呼可能不會有人來關心這封信。至于“親愛的先生”或者“親愛的夫人”也是不可取的-不要冒險疏遠或冒犯你的讀信人。
如果有必要，電話詢問，去圖書館或者上網查詢招聘人的名字和頭銜。還要確定拼寫正確。請記住，招聘經理一直在尋找與眾不同的人。花時間去查出負責人，也許有一天你會變成那個人。
要自然
語言和句子要簡單明了。不要聽上去象別人的話，特別是用一些你從未用過的令人費解的詞語和句子時（你也許會在寫作中誤用），也許你本來是想加深印象，但是結果卻是令人難懂。寫信就象你說話一樣。語氣要正式但不能僵硬。語言要直截了當，不要依靠詞典。至于你的履歷表，詞語要生動使句子有力。