行政文員崗位說明書

　　一、崗位概況

　　崗位名稱 行政文員 所屬部門 行政人事部

　　直接上級 行政人事部經理

　　直接下屬 無 管轄人數 0人

　　崗位定員

　　1人

　　崗位概述

　　在行政人事部經理的帶領下，完成各項行政工作，監督公司制度的實行，為公司以及全體員工提供行政服務。

　　二、崗位職責及工作內容

　　崗位職責

　　工作內容

　　1.前臺接待

　　①接待客戶、賓客和面試人員等來訪人員

　　②公司快遞、信函、資料的收發、登記及匯總統計 ③維護前臺秩序及環境

　　2.修訂公司制度與實行監督

　　①協助行政人事部經理制定、修訂相關行政制度，適時提出調整完善建議

　　②監督其他部門執行公司的相關制度與規定

　　3.考勤管理 ①記錄、整理每月員工考勤相關數據并匯總統計

　　4.草擬公司文件

　　①根據行政人事部經理的指示，草擬信函、表格等公司相關文件

　　5.管理辦公用品

　　①日常辦公用品的保管、發放和登記

　　②負責公共辦公設備的保管與日常維護

　　6.會議相關

　　①做好部門會議記錄，并在會后及時整理成會議紀要

　　②負責公司各級會議的會務工作

　　7保密工作 ①對所保管以及所處理的文件資料做好相應的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部經理交辦的其他行政工作

　　三、任職資格

　　學 歷 大專或大專以上學歷

　　專 業 行政管理、人力資源、法律、文學、管理等相關專業 經 驗 一年以上相關工作經驗，優秀應屆畢業生亦可

　　身體條件

　　健康，無傳染病史

　　能力要求

　　1.親和力好，具有良好的溝通技巧

　　2.敏銳的分析、判斷能力，良好的團隊、服務意識

　　3.良好的創新思維和較強的學習能力，并具有較強的文字寫作功底

　　4.熟練使用OFFICE辦公軟件

　　四、工作環境與勞動條件

　　工作場所 公司前臺處 環境狀況 舒適

　　危險性 基本無危險，無職業病危險

　　辦公設備

　　電腦、電話、打印機、傳真機等相關辦公設備

　　五、工作規范

　　1. 必須認真遵守公司各項相關的規定與制度。

　　2. 對待來訪客人，必須禮貌接待，認真聆聽其來意，有必要時做好記錄，如遇無法處

　　理的事情時，則請客人稍等，請求上級出面解決。

　　3. 對所收取的快遞、信函、資料要做好登記，并保證記錄信息的完整和準確。 4. 要保證前臺環境整潔干凈，前臺秩序有條不紊。

　　5. 要保證草擬的'信函、文書、表格和統計資料等相關文件數據準確，無錯字別字。 6. 在執行監督的職能時，應保證遵循公平公正的原則按照一定的標準對待所有部門及

　　員工，盡職做好監督工作，不得弄虛作假、。

　　7. 做好日常辦公用品的保管和發放工作，保證日常辦公用品庫存充足，發放合理有序。 8. 做好公共辦公設備的保管與維護工作，保證各公共辦公設備使用順暢。

　　9. 認真、及時完成行政人事部經理所交辦的各項行政工作。

　　六、相關工作流程

　　1.快遞、信函、資料代收及轉交流程

　　快遞接收人 行政文員

　　所需表格

　　《公司往來快遞、信函、資料收發登記表》

　　《公司往來快遞、信函、資料收發登記表》

　　2.快遞郵遞流程

　　行政文員

　　員工

　　所需表格

　　《快遞詳情單》

　　《快遞詳情單》

　　快遞到達前臺，簽收并登記相關信息。

　　通過工作QQ聯系快遞接收人。

　　快遞接收人到前臺簽領。

　　填好快遞表單，并與郵寄物品交付行政文員。

　　聯系快遞收發員郵寄快遞。

　　3.面試人員來訪接待流程

　　面試人員

　　行政文員

　　所需表格

　　《面試登記表》

　　《面試登記表》

　　到達公司前臺。

　　詢問其相關信息、引

　　導就座、倒水并請其填寫面試登記表，同時做好面試記錄。

　　填寫面試登記表。

　　聯系相應面試官，確定面試地點并帶領面試人員到面試地點等候。

行政文員崗位說明書5

　　1基本信息

　　1.1崗位名稱：前臺文員

　　1.2崗位編號：RL*Z004

　　1.3所屬部門：人力行政部

　　1.4直接上級：人力行政經理

　　1.5崗位編制：1人

　　1.6直接下級：

　　2崗位概要

　　配合人力行政經理做好前臺接待工作，負責客戶接待與日常電話的轉接，各部門傳真的轉發，樹立公司對外形象，接待日常客人，日常用品的保管等。

　　3工作職責

　　3.1協助人力行政經理做好日常輔助工作;

　　3.2接待回復、來放客戶、搞清楚來訪目的，引導其至相應地點，回答問題并提供相關信息;

　　3.3負責電話、傳真、信件和報刊的`登記、分發服務工作;

　　3.4復印、分發各部門交代的各種文件和管理表格;

　　3.5公司人員通訊錄的編制與更新經審核后轉發至各相關部門;

　　3.6快遞公司的聯絡，信件包裹的手法和登記轉發;

　　3.7協助人力行政組織和安排公司大型活動和各種會議;

　　3.8完成公司安排的其它工作;

　　4關鍵績效指標

　　4.1各項信件、傳真、報刊等轉發的及時性;

　　4.2所服務的滿意度;

　　4.3公司員工對其服務的滿意度;

　　5任職資格

　　5.1學歷：文秘、行政管理及相關專業，中專以上學歷，一年以上相關工作經驗;

　　5.2證書：文秘、禮儀類相關證書;

　　5.3知識：受過文書寫作、檔案管理、社交禮儀等相關培訓;

　　5.4能力：具有良好的應變能力、語言表達能力、執行能力與判斷力;

　　5.5素質：具有良好的職業道德與職業修養、工作細致、謹慎、工作態度端正積極樂觀;

　　5.6性別：女性;

　　5.7年齡：18歲以上;

　　5.8其他：形象好、氣質佳、普通話標準、親和力強并具有良好的服務意識;

　　6權責說明

　　6.1權利

　　本部門錄用員工的建議權;

　　有權拒絕非法進入者或者未經公司領導批準司機攜帶公司物品外出者;

　　6.2責任

　　對所保存的各項資料的完整性、準確性、上報資料的及時性負責;

　　對員工當日考勤的真實性負責;

　　對所負責的各項工作質量及工作結果負責;

　　對公司公共區域財務的安全負責;

　　7工作關系

　　7.1內部：協調公司各個部門;

　　7.2外部：招聘、客戶、快遞、物業等

　　8職業渠道

　　8.1晉升：辦公室主任、人力行政經理、總經辦助理、副總、總經理

　　8.2轉崗：人事主管、行政主管、家裝顧問

　　8.3降職：

　　8.4辭退

行政文員崗位說明書6

　　崗位名稱：行政部文員所屬部門：行政部

　　職務等級：直接主管：行政部主管

　　職責：

　　1、每日對辦公室員工考勤

　　2、各部門文件文書處理及文檔打印

　　3、事務通知，會議通知

　　4、文件轉發，代收

　　6、物業公司資料檔案存檔及書籍借閱工作

　　7、每月辦公室人員排班

　　8、物業公司新員工入職手續的辦理

　　9、辦公用品購買及發放

　　10、每月底龍湖大家庭寄發工作

　　11、大型辦公設備的維護

　　12、每月初繳納上月電話費

　　職權：

　　資格要求：

　　8、教育要求：

　　9、技能要求：

　　10、工作經驗要求：

　　11、健康要求：(這個要求可以根據自己情況寫)

　　實施者簽字： 日期：

行政文員崗位說明書7

　　一、日常工作：

　　1、負責公司日常接待工作：及時倒好茶水并引入接待室或高層辦公室;

　　2、負責文件打印復印、傳真收發;

　　3、前臺快遞簽收及公司快件的'寄出;

　　二、行政事務：

　　1、配合綜合管理部進行會議室安排準備：采購水果(有固定商家，送貨上門);放好會議人員茶杯、紙張、鉛筆;與信息部協調準別好投影儀;會后及時鎖好會議室門;

　　2、公司辦公用品的采購、統計、發放，以及新員工入離職辦公用品的發放與回收工作;

　　3、員工生日福利統計并發放;

　　每月考勤系統及時錄入，更新及人員的考勤、外出記錄核對，并及時提交。

　　三.后勤工作：

　　辦公室飲用水訂購;

　　辦公室綠植養護、更換;

行政文員崗位說明書8

　　1、接待工作：訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐，請示后引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸;

　　2、衛生清潔工作：煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯;

　　3、總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽“您好‘XX公司‘。”;若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工;來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門;

　　4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員;

　　5、負責收發管理報紙、信函;

　　6、安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗;

　　7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。

行政文員崗位說明書9

　　一、日常工作：

　　1.接待接洽工作

　　公司來訪人員接待;

　　公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作;

　　公司傳真收發的管理，打印機、復印機的管理;

　　公司票務、酒店等的預定。

　　2.辦公管理工作

　　公司辦公用品的采購、保管、登記和發放工作;

　　公司每日報紙、信件的收發、領取登記、管理;

　　公司圖書庫的.管理;

　　負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門成本登記錄入;

　　3.行政事務

　　考勤系統的管理、考勤統計(每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續跟進辦理/平時查卡、監卡等)員工工卡制作發放、通訊錄制作及更新

　　公司物業管理等費用處理(房租、水電、停車、安檢、盆景租用等)

　　4.負責部門會議記錄;

　　二、協助工作

　　1.協助招聘工作(面試人員通知、接待)

　　2.協助行政事務(辦事處注冊等資料準備、行政報表錄入等)

　　3.協助公司固定資產出入庫登記，總帳統計。

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