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  1. 計算機軟件學英文簡歷

    時間:2025-11-29 16:46:20 英文簡歷模板

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      3W式結構的英文簡歷制作【2】

      3W式結構

      一封商務信函的全文結構可以用3W 來表示,即:Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。

      我們在上文中已經提到過,商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。

      收信人或許每天都要看很多的信函,一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩,從而對寫信人的印象大打折扣。

      1、第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信,如:

      例(1):I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.

      這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。

      這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。

      不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。

      在這方面,我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候,不要為了追求客氣而落入俗套。

      例(2):It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.

      這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長,而且會給收信人一種錯覺:這是一封朋友之間相互問候的私人信件。

      因而將它擱置一邊,待自己較為空閑時再看,很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。

      2、第二部分(What’s the detailed reason?):即商務信函的征文,敘述事實或者理由來支持信里的第一句。

      會顯出你鄭重其事、思想縝密。

      把所要列舉的事實或者理由合并成最重要的一點或者兩點,在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。

      如:

      例(3):I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.

      簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了,沒有一句多余的話,既解釋了未按時付款的原因,又道了歉。

      沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。

      要記住:你不是想給收信人添麻煩,而是想讓他同意你的意見,接受你的要求。

      所以,寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。

      3、第三部分(What do you expect your reader to do?) :結尾是提出要求或者提請注意。

      不要有任何多余的話,因為那樣可能會使寫信人的要求不夠明確突出,簡潔的表達更能突出重點,以便對方對你的來信及信中提到的內容做出及時迅速的處理。

      如:

      例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.

      短短的一句話就告訴了對方兩層意思:①隨信附上了100萬美元的支票;②受到支票后請通知寫信人。

      以上例(1)、(3)、(4)構成了一封重點突出、清楚明白的商務回復信。

      簡明扼要,沒有一句冗言、廢話,也沒有一句虛禮客套。

      套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多,減之一分嫌少。

      可謂商務英文信函中的上佳之作。

      當然,我們還需要注意要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣,沒有一個多余的詞。

      有時為了給書信增添幾分人情味,加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。

      問題是寫作者如何把握好“簡”和“繁”之間的這個“度”。

      刪繁就簡是必須的,但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實際意義的、重復和累贅的字、詞、短語和句子。

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