合同檔案管理制度（通用20篇）
隨著社會一步步向前發展，需要使用制度的場合越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編幫大家整理的合同檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同檔案管理制度 篇1
1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的.整理及歸檔。
3.2采購經理：負責采購檔案文件調閱、銷毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關管理文件資料。
4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。
4.1.3外來或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯系及真實性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續，得到采購領導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經采購經理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理采購經理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷毀手續，必須經由采購經理批準備，方能銷毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。
合同檔案管理制度 篇2
為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的`學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。
合同檔案管理制度 篇3
一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的'中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監管機構資料備案時間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標采購歸檔盒內目錄：
邀請招標采購歸檔盒內目錄：
合同檔案管理制度 篇4
一、勞動合同：
1、簽訂勞動合同的原則
（1）本著平等自愿和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。
（2）遵守國家法律、法規和政策。
（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。
（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將
按規定追究違約責任。
（5）以酒店經營目標為中心。
2、勞動合同的訂立
（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。
（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。
（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合
同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的.勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。
（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。
（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。
3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。
4、合同到期不續簽的或已解除的勞動合同書均保存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實
行“統一領導，分節管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：
（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
（2）員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。
對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。
（1）人力資源檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
（3）教育培訓檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
（4）行政人事檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
合同檔案管理制度 篇5
酒店檔案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、 整 理：
（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
（2）、酒店各部門的`檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。
（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類檔案。
（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
（1）、酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。
（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經總經理批準。
（3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
（1）、檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規定進行。
（2）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經酒店領
（3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批準，由兩人在指定地點監銷。
（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。
（5）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。
合同檔案管理制度 篇6
第一條為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。
第四條符合正常業務流程的零散居民用戶安裝合同由業務人員與用戶簽訂即可，對于商業用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。
第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯系人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的.由經營副總審核確定。
第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。
第八條用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。
第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業用戶、大型商業用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。
第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規定由部門制定。
第十二條計算機上的用戶信息由業務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條本制度從20xx十月一日起執行。
合同檔案管理制度 篇7
為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;
②投標文件、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。
2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的`管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。
7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度 篇8
公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、管理制度的歸檔文件
公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的`采購、銷售均須訂立合同。
2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。
2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
合同檔案管理制度 篇9
為了更好地促進企業發展，提高企業的經濟效益，保障企業在合同管理工作中能有條不紊的進行。特對企業合同管理人員資格要求作如下規定：
一、企業合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發資格證書者，方能上崗。
二、企業合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業務。
三、企業合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關規定，做好自己的本職工作。
四、企業合同管理人員，按時參加主管部門組織的合同管理工作業務培訓，不斷提高業務素質。
企業合同管理負責人工作職責：
一、負責企業合同管理的領導工作。
二、組織指揮各有關部門全面履行合同義務。
三、負責企業合同簽訂的審批。
四、定期聽取企業有關部門在合同管理和履行中的情況匯報，研究討論合同管理和履行中存在的問題，并做出正確決策。
五、依據法律、法規和政策，結合本企業實際情況，負責組織制定合同，以及各種專項合同。
六、監督檢查企業各項合同的實施。
七、討論決策發生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。
八、組織學習《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。
合同管理工作人員職責：
一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業各部門簽訂的各種合同，對公司負責。
二、對企業各部門簽訂的各種合同依法進行審核登記、歸檔。
三、按有關規定及時、準確、全面填報合同統計表，并做出統計分析，定期向公司領導作出匯報。
四、做好對合同統一文本、合同專用章、《法人授權委托證明書》的發放和管理工作。
五、定期召開例會，組織學習有關《合同法》及有關法律法規，依據法律、法規和政策開展合同管理工作。
合同訂立程序和審批制度：
一、公司經理是本企業的'法定代表，所有合同必須經理簽訂或經理書面授權者簽訂的合同方能生效。
二、公司各部門、各工程處無權對外訂立合同，但可會同公司管理委員會、預算科、生技科、經理辦公室與對方就合同的細則進行磋商后，報公司經理審閱簽署。
三、公司與其他經濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、數據清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。
四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負責填寫后報經理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。
五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。
六、建設工程施工合同簽訂之后，由公司管委會員、公司各科對公司內項目經理進行全面考查，分析后作出選擇，報經理決定。
七、公司及工程處承攬的業務，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經企業法人代表批準后由公司管理委員會對外選擇施工隊伍并負責監督施工情況直至竣工驗收。
八、公司內部基本建設和維修業務一律不對外承包由經理辦公室負責工程造價控制和施工隊選擇、監督，直至驗收后交付使用。
九、公司內部各部門之間的合同，單項工程承包合同如發生糾紛，由經理、公司管理委員會負責仲裁，經理辦公室監督履行。
十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經理交涉無效時，抓住有利時機，由經理辦公室牽頭進行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關技術方面的問題由公司管理委員會協同解決。
十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經理辦公室全面調查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關處理。
合同檔案管理制度 篇10
為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。
三、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。
四、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。
2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的.已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，并予以銷毀。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度 篇11
一、總 則
為進一步優化XX有限公司（以下簡稱“公司”）合同檔案管理，規范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。
二、適 用
本辦法適用于管理中心、各子公司、事業部合同歸檔、查閱相關事宜。
三、定 義
本辦法所稱“合同”是指：在公司日常生產、經營、管理等活動中，對內、對外訂立的不同性質的協議、資料，包括但不限于以下文件：
3.1 人事類：勞動合同、競業禁止協議、保密協議、離職協議等。
3.2 經營類：招投標合同、合作協議、市場開發協議、投資協議、融資協議、保險合同、租賃協議等。
3.3 購銷類：采購合同、供貨合同及其補充協議等。
3.4 工程類：項目建設合同、工程承包合同、承攬合同、維護保養合同等。
3.5 技術類：技術開發合同、技術服務合同、委托代理合同（資質申報）、代理報關協議等。
3.6 訴訟類：判決書、調解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。
3.7 其他具備合同性質的文件。
四、職 責
管理中心行政中心，各子公司、事業部印章審核員兼任合同檔案管理員，負責日常合同檔案管理工作。具體如下：
4.1 負責合同歸檔手續辦理、更新《合同檔案目錄》。
4.2 負責合同查閱手續辦理、維護《合同檔案查閱審批表》。
4.3 負責合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作。
4.4 工作變動時，應辦妥移交手續，列出合同檔案移交清單。
4.5對管理中心各中心、子公司、事業部的合同檔案管理工作進行指導、監督。
4.6 其他合同檔案管理事宜。
五、歸 檔
5.1 合同經我方加蓋印章后，合同檔案管理員應跟蹤合同去向，監督業務經辦人員提交存檔已經各方蓋章之終版合同。
5.2 經辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于《合同檔案目錄》進行更新錄入，經辦人員于《合同檔案目錄》簽字確認。合同檔案管理員應于接收前對合同進行相應的核實工作，確認對方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。
5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內，注意防火防潮。存放時，遵循合同的形成規律和特點，分門別類。
5.4 合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正本的，應將復印件或副本歸檔，并于《合同檔案目錄》注明原件或正本所在。
六、查 閱
6.1 需查閱合同檔案的人員，應至合同檔案管理員處領取《合同檔案查閱審批表》，經所在部門主管簽批后，方可進行查閱。查閱地點限于公司辦公場所內。
6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合同檔案管理員陪同監督。如有復印必要，可進行合同文件的復印。
6.3 查閱或復印合同檔案時，應確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。
6.4 查閱涉及公司經營決策、發展規劃、訴訟文書、重要合同等重要的或應予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經總經理批準。
6.5查閱合同交還時，合同檔案管理員查須當面核對，如發現遺失或損壞，應立即報告主管領導。
七、期 限
常規性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經營管理活動和商業機密，對企業經營管理和業務發展有長遠利用價值的合同，則為永久保存。
八、處 罰
為了確保合同檔案的完整與安全，對于發生下列行為之一的人員，公司有權視情給予通報批評、適當經濟處罰或與其解除勞動合同，構成犯罪的則轉送司法機關嚴肅
8.1 損毀、丟失或者擅自銷毀公司合同檔案的.；
8.2 擅自抄錄、復印、公布公司保密合同的；
8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變造公司合同檔案的；
8.4 違法違規出賣、倒賣公司合同檔案的；
8.5 合同檔案管理人員、經手人員其他玩忽職守情形的。
九、其他
9.1 本辦法由行政中心負責制訂、解釋、及修改。
9.2 本辦法自公布之日起生效。 附件
1.《合同檔案目錄》
2.《合同檔案查閱審批表》
合同檔案管理制度 篇12
第一章總則
第一條為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規范對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律規定，特制定本管理辦法。
第二條凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。
第三條訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。
第四條本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。
第五條除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條國家規定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。
第七條公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。
第二章合同的訂立
第八條與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。
第九條訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。
第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。
第十一條對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。
第十二條授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。
第十三條符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
1.單筆業務金額達一萬元的;
2.有保證、抵押或定金等擔保的;
3.我方先予以履行合同的;
4.有封樣要求的;
5.合同對方為外地單位的;
第十四條經濟合同必須具備標的(指貨物、勞務、工程項目等)，數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
第十五條對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。
第十六條合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經總經理批準同意，否則該業務不能成立。
第十七條每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條公司經理對合同的訂立具有最終決定權。
第二十條流程中各審核意見簽署于合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。
第二十一條對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須總經理特批。
第二十二條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號并登記。
第二十四條合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。
第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。
第三章合同的履行
第二十六條合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，
第二十七條業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報并通知法律顧問。
第二十九條財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1.應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的;
2.收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第三十條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意后，再轉財務審核付款。
第三十二條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第四章合同的變更和解除
第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。
第三十四條我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。
第三十五條有關部門收到對方要求變更或解除合同的`通知必須在三天內向公司總經理匯報并通知法律顧問。
第三十六條變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。
第三十八條合同變更后，合同編號不予改變。
第五章其他
第三十九條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。
第四十條業務部門、財務部門應當根據所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經理匯報。
第四十一條各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等)按合同編號整理，由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
第六章責任
第四十三條凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。
第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
第七章附則
第四十五條本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。
第四十六條本辦法解釋權歸公司總經理。
第四十七條本辦法自下發之日起生效實施。
合同檔案管理制度 篇13
第一章總則
第一條為了促進公司對外經濟活動開展，規范公司的經營行為，減少和避免合同糾紛，根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規的規定結合公司實際，制定本辦法。
第二條公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經濟活動和非經濟活動所簽訂的各類合同、協議、章程等均遵守本辦法。
公司內部簽訂的各種協議及勞動合同的管理，不適用本辦法。
第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。
第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。
第二章合同管理機構及職責
第五條辦公室為本公司合同管理的主管部門，其主要職責是：
1、負責監督指導公司合同的制定，對合同進行審核，避免出現法律漏洞;
2、協助公司顧問律師對合同進行可行性分析，并提出書面報告;
3、對公司各類合同的'簽訂及履行情況進行監督、檢查;
4、對合同履行中出現的糾紛提出處理意見，并向公司領導匯報;
5、負責對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作;
第六條合同承辦部門的職責
1、根據授權依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;
2、負責初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領導參考;
3、依法履行合同，及時以書面形式向公司通報合同履行中發生的重大問題及其解決方案;
4、在顧問律師的指導下及時收集整理出現問題合同所涉及的證據材料，并提交辦公室備案;
5、負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作。
第七條、合同承辦人員的職責
1、根據授權辦理簽訂、變更、解除合同事宜;
2、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經營范圍、資信情況及履約能力的調查材料，并對其真實性和合法性負責;
3、認真履行生效合同，隨時檢查合同履行情況;
4、及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現的問題。
第八條財務部門在合同管理中的職責
1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務部門應及時結算、報銷付款。
2、對不按規定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務部門可暫不予結算并及時通知顧問律師對合同的有效性進行審查。
3、我方先履行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。
4、對方需先履行義務，我方主要是付款義務的合同沒有充分證據表明對方已完全履行合同義務的，財務部門不予付款。
合同檔案管理制度 篇14
在公司的經濟活動中，為保證合同法律、法規的正確適用，保證合同全面履行，公司根據自身特點，制定合同管理制度。
一、 合同管理的協作責任制度
（一）崗位責任制度
公司合同管理工作由經營部負責，負責人肖建水，并設5名專職合同管理人員，在宣傳、貫徹合同法，簽訂和履行合同中要分工明確，各司其職，各負其責。
（二）會簽制度
在合同訂立之前，要由招標部、經營部工作人員參加，共同研究，并出具能否訂立合同的意見，以保證合同的合法性、可行性，各職能部門之間要相互銜接和協調。由經營部負責制作《簽訂合同申請表》。此表包括兩部分，一是有關合同本身的內容，二是會簽的程序安排。
（三）協作制度
合同簽訂后，各有關業務科室和工作人員，根據自己的職責，共同協商，及時采取措施，解決履行合同中出現的問題，以保證合同的兌現。
（四）獎懲制度
對合同管理人員的工作情況給予獎懲，并與《公司崗位目標責任施實辦法》掛鉤。工作盡職盡責、成績顯著的，或是為公司免受重大損失，為企業多創效益的，給予表揚和獎勵，包括授予榮譽稱號、發給獎金、記功、升級、升職等。工作差的，給公司帶來損失，或有重大失誤的，給予批評教育、并按其情節輕重分別給予不同的紀律處分、行政處分或經濟處罰。
二、 公司合同管理的監督檢查和制度
（一）匯報登記制度
公司業務人員代表本公司簽訂合同后，應按規定向公司有關職能部門或公司有關負責人匯報，合同管理員則將合同的有關內容登記到相關的臺帳簿上，以便監督檢查。
（二）法人代表授權委托制度
由于公司的法定代表人不可能直接參予每一份合同的簽訂，而常常是由業務員、或其他人員代理總經理去簽訂合同。實行法人代表授權委托制度，使簽訂合同人員取得合法資格，既可以取得對方的信任，順利簽訂合同，又能促使和制約代理人認真簽訂合同。
法人授權委托制度的內容主要包括：
（1）公司有關業務人員要認真學習合同法，在參加工商部門組織的法規考試合格后，方可接受經理簽發的簽訂合同“授權委托證明書”。未經法定代表人授權或超越授權范圍簽訂的合同一律無效，由此產生的責任由本人承擔。
（2）領用長期、臨時“授權委托證明書”應向經營部辦理登記手續，公司向工商行政管理部門領取統一制定的簽訂合同授權委托證明書，如代理事項變更，應及時辦理變更手續。對發放蓋章空白授權委托書，要由總經理審批。
（三）審查審批制度
經營部負責對合同對方當事人的資格、資金、信譽等情況進行審查。
公司簽訂合同要經總經理簽署意見后方可加蓋公章，合同才能正式成立。
（四）合同專用章管理制度
1、合同專用章公司統一刻制、編號、保管、使用，并到工商行政管理部門備案；
2、合同專用章由經營部設專人負責保管、使用只限本企業對外簽訂合同使用，原則上不得攜帶外出；
3、合同專用章應在正式合同文本上使用，并有法定代表人簽署，或者有法定代表人簽發的“授權委托證明書”，方可使用；
4、合同專用章、或蓋有合同專用章的空白合同方遺失與被盜時，要及時通知有關部門進行處理，同時登報聲明掛失作廢，給公司造成經濟損失的，要追究當事人責任。
（五）檢查履行制度
公司總經理、副總經理及經營部負責人要定期或不定期對合同的簽訂履行情況進行檢查，以防止發生問題，釀成糾紛。規定的制定和落實，對及時解決履行中困難和矛盾很有作用。特別是對標的金額較大或履行期限較長的合同，一般都應作出中途檢查的規定。
（六）索賠制度
在對方違約時，由經營部負責，依法及時向對方提出索賠要求，追究對方違約責任，以挽回因對方違約行為給公司造成的經濟損失。
三、公司合同管理的`統計考核制度
（一）統計報表制度
根據上級業務部門或合同管理機關的要求，對合同的簽訂、履行、變更、解除及發生糾紛的處理等項數字和情況，進行統計匯總，按規定的日期和要求上報。
（二）合同考核制度
通過引進激勵機制，將合同管理納入公司經濟責任制考核范圍，以調動合同管理人員的積極性。考核內容一般包括合同簽約率、履約率指標，合同送審時間，簽訂合同內容的合法性及條款的完備性，合同管理臺帳、報表、檔案的管理情況等；考核辦法一般是實行競賽評比活動，采用百分制，公開考核，并同獎金掛鉤。
四、公司合同管理的合同檔案制度
合同依法簽訂后，當事人各方將合同正本交由各自單位合同管理員保管，合同副本留合同承辦人員備用，必要時抄送、抄報有關單位。合同管理員對已經生效的合同要編號登記，逐個建立檔案。合同檔案的內容包括合同文本及附件、合同簽訂申請表、簽約洽談紀要、合同變更解除的往來文書、合同履行情況記載等。合同檔案管理實行平時立卷，年終一次歸檔，專人保管的制度。合同檔案是企業合同管理的重要資料，一旦履行中發生糾紛，完整的合同檔案資料有助于糾紛的順利解決。
合同檔案管理制度 篇15
第一章 總則
第一條 目的
為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。
公司各部門及下屬企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。
第三條 公司總經理負責公司銷售、采購合同及其他經濟合同的審批。
第四條 公司法律顧問室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：
(一) 負責除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據公司法定代表人的授權簽訂合同;
(二) 負責制定銷售、采購合同統一文本;
(三) 負責對合同專用章、合同統一文本、法人授權委托書的發放和管理;
(四) 負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性審查;
(五) 負責經濟合同糾紛的處理;
(六) 負責經濟合同的檔案管理;
(七) 負責本制度的監督執行。
第二章 合同的簽訂
第五條 合同的主體
(一) 訂立合同的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合同。
(二) 訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
(三) 公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。
第六條 合同的形式
訂立合同，除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經濟業務外，應當采用書面形式。
“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。
第三章 合同的內容規定
第七條 當事人的名稱、住所：
合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
第八條 合同標的：
合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;
對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
第九條 數量條款：
合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發票等)。
第十條 質量條款：
有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
第十一條 價款或報酬條款：
(一) 價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款;
(二) 價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯)、信用證、現金等應予以明確;
(三) 價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
第十二條 履行期限、地點和方式
(一) 履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式;
(二) 合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
(三) 買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如運單、倉庫保管員簽單等。
第十三條 合同的擔保條款
合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應經總經理批準、法律顧問室審核后結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
第十四條 合同的解釋條款
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
第十五條 保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
第十六條 合同聯系制度
履行期限1年以上的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。
第十七條 違約責任
根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。
第十八條 解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇協商、調解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。
簽訂經濟合同，除合同履行地在公司所在地外，簽約時應力爭合同糾紛由公司所在地人民法院管轄。
第四章 簽訂合同的工作程序
第十九條 簽訂合同前，業務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度第五條對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業執照及其他行政許可證明留存。
第二十條 銷售、采購合同，由主辦業務人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由法律顧問室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。
第二十一條 除銷售、采購合同以外的合同由總經理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由法律顧問室加蓋合同專用章。
第二十二條 法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同，合同成立后由法律顧問室依法及時辦理。
第二十三條 合同正式簽訂后，合同文本除經辦人自行保管外，應當隨合同會審表交存公司法律顧問室一份備案。
第五章 合同的變更、解除
第二十四條 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內作出書面答復。
第二十五條 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同
(一) 因不可抗力致使不能實現合同目的;
(二) 在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務;
(三) 對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行;
(四) 對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的;
(五) 法律規定的其他情形。
第二十六條 變更或解除經濟的，應當采用書面形式(包括書信、電報);
第二十七條 變更或解除經濟合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的，應依法及時辦理;
第六章 合同的履行
第二十八條 公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。
第二十九條 在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人出具收條。履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。
第三十條 在履行合同過程中，經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司法律顧問室處理，并報總經理。
(一) 經營狀況嚴重惡化;
(二) 轉移財產，抽逃資金，以逃避債務;
(三) 喪失商業信譽;
(四) 有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形;
第三十一條 債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認。
(一) 在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務;
(二) 在對方當事人發生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的'合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。
第七章 經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
第三十二條 合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決。
第三十三條 合同雙方在一定期限(一般為一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，并擬定處理意見，報總經理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司法律顧問室和總經理。
第三十四條 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司法律顧問室。
第八章 合同的日常管理
第三十五條 本公司實行二級合同管理，公司法律顧問室全面負責公司的合同管理;銷售、采購部門的業務人員負責所在部門的合同管理。
第三十六條 公司的合同專用章專人管理，公司財務部負責保管。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、已簽訂的合同等遺失的，應及時向當地公安機關報案，并登報聲明。
第三十七條 已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發票收據以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業務人員應自行保管好;重要資料應將原件交公司法律顧問室隨合同保管。
第三十八條 合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經公司法律顧問室和有關部門確認后方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，公司法律顧問室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。
第九章 合同審批管理
第三十九條 下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同，除按規定須上報公司審查批準者外，由公司、企業領導審批。
第四十條 下列合同由總經理或其授權人審批：
(一) 標的超過100萬元的;
(二) 預付定金或預付貨款超過10萬元的;
(三) 聯營、合資、合作合同;
(四) 重大涉外合同。
第四十一條 下列合同由董事長審批：
(一) 標的超過500萬元的;
(二) 投資100萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。
第四十二條 合同標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。
第四十三條 法律顧問室負責對下列合同進行審查：
(一) 董事會、總經理委托審查的合同;
(二) 內容復雜、較難掌握，各企業要求提供法律幫助的合同。
第四十四條 法律顧問室主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。經濟合同審查的要點是：
(一) 合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;當事人的意思表地是否真實、一致，權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。
(二) 合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
(三) 合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
(四) 根據法律規定或實際需要，經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。
第四十五條 經濟合同的審批程序如下：
(一) 申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫“經濟合同簽約申報表”(一式二份)，報本企業的領導審查批準。(凡先經領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續)。需報總經理、董事長審批的，應由該企業領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。
(二) 審核。對送審的經濟合同，應按本《制度》規定的審批權限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。
(三) 主管人在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。
上述審批程序，一般為1~2天。特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。
第十章 經濟合同糾份的處理
第四十六條 合同在履行過程中如與對方當事人發生糾份的，應按《中華人民共和國合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。
第四十七條 合同糾紛由簽約企業負責處理。涉及內部幾個企業的，可以協商或由公司確定一個企業為主負責修理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到到底。
第四十八條 處理合同糾紛的原則是：
(一) 堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。
(二) 以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
(三) 因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
(四) 各企業在處理糾紛時，應加強聯系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。
第四十九條 法律顧問室處理合同糾紛的范圍是：
(一) 董事會、總經理交辦的;
(二) 經各企業協商處理解決不了的;
(三) 其他應由法律顧問室處理的。
第五十條 提請處理合同糾紛的程序是：
(一) 承辦人填寫“對外經濟合同糾紛申報表(一式二分)，按本《制度》的規定報批。
(二) 審批單位可依據情況，在1天內作出;由上報單位負責處理;由法律顧問室負責處理。
(三) 法律顧問室對經協商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。
第五十一條 合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內(一般為2年)進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。
第五十二條 凡由法律顧問室處理的經濟合同糾紛，有關企業必須主動提供下列證據材料(原件或影印件)：
(一) 經濟合同的文本(包括變更、解除合同的協議)，以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;
(二) 關貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證;
(三) 貨款的承付、托收憑證，有關財務財目;
(四) 產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
(五) 有關違約的證據材料;
(六) 其他與處理糾紛有關的材料。
第五十三條 對于經濟合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。
第五十四條 各企業對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書執行的了解或履行。
對于對方當事人在規定期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導和法律顧問匯報。
第五十五條 對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問室配合各單位向人民法律申請執行。
第五十六條 在向人民法院提交申請執行書之前，有關單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。
執行中若達成和解協議的，應制作協議書并按協議書規定辦理。
第五十七條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。
第十一章 考核與獎懲
第五十八條 公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司法律顧問室負責本制度執行情況的監督考核。
第五十九條 對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。
第六十條 合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
(一) 未經授權批準或超越職權簽訂合同;
(二) 為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書;
(三) 應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
第六十一條 合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：
(一) 因工作過失致使公司被詐騙;
(二) 公司履行合同未經對方當事人確認;
(三) 遺失重要證據;
(四) 發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的;
(五) 合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告;
(六) 其他違反公司相關制度的。
第六十二條 公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。
第十二章 附則
第六十三條 本制度未盡事宜，均按有關法律法規和本公司補充細則規定辦理;本制度的解釋、修訂和發放由本公司法律顧問室負責。
第六十四條 本制度從 年 月 日開始執行。
合同檔案管理制度 篇16
1、目的
對合同進行有效控制，確保各類經濟合同能有效實施。
2、適用范圍
適合本院各部門簽訂的合法、有效的經濟合同文本及其相關資料，與合同事宜有關的往來信件、電報、電話記錄、圖表等。
3、職責
分院負責一般的合同文本的管理及送交上級主管部門備案。重要合同由綜合辦公室管理。
4、工作程序
4．1合同的分類
a．地質勘查合同
b．施工合同
c．儲量檢測合同
d．物探合同
e．測繪合同
g．內部合同
h.其它外涉合同
4．2合同的簽定、管理和使用
4．2．1本院合同由分院、綜合辦公室統一管理。
4．2．2凡行業主管部門有規定的，一律使用規定的'合同文本。
4．2．3對外簽定合同，必須是院長或其授權人，授權必須辦理書面手續。
4．2．4合同用印必須經院長或其授權的院領導批準，填寫《合同用印登記表》HBKJ/QR042301.01。
4．2．5合同地辦理完全手續后，退回本院不得少于一式三份，使用正式文本的為：合同執行單位、財務部、存檔，其他使用處為復印本。
4．2．6屬于合同內容的相關文件，與合同文本在存檔處保存。
4．3合同專用章
綜合辦公室負責合同專用章的管理。凡是外出簽定合同需帶合同專用章時承辦人員需辦理批準手續，填寫《合同專用章使用及外攜登記表》。
4．4本院合同文本及合同專用章一律不得向私人借用，違者追究經辦人責任。
5、質量記錄
5．1《合同用印登記表》
5．2《合同專用章使用及外攜登記表》
合同檔案管理制度 篇17
一、平等原則
根據《中華人民共和國合同法》第三條：“合同當事人的法律地位平等，一方不得將自己的意志強加給另一方”的規定，平等原則是指地位平等的合同當事人，在充分協商達成一致意思表示的前提下訂立合同的原則。
這一原則包括三方面內容：
1、合同當事人的法律地位一律平等。不論所有制性質，也不問單位大小和經濟實力的強弱，其地位都是平等的。
2、合同中的權利義務對等。當事人所取得財產、勞務或工作成果與其履行的義務大體相當;要求一方不得無償占有另一方的財產，侵犯他人權益;要求禁止平調和無償調撥。
3、合同當事人必須就合同條款充分協商，取得一致，合同才能成立。任何一方都不得凌駕于另一方之上，不得把自己的意志強加給另一方，更不得以強迫命令、脅迫等手段簽訂合同。
二、自愿原則
根據《中華人民共和國合同法》第四條：“當事人依法享有自愿訂立合同的權利，任何單位和個人不得非法干預”的規定，民事活動除法律強制性的規定外，由當事人自愿約定。
訂立合同自愿原則的內容包括：
1、訂不訂立合同自愿;
2、與誰訂合同自愿;
3、合同內容由當事人在不違法的情況下自愿約定;
4、當事人可以協議補充、變更有關內容;
5、雙方也可以協議解除合同;
6、可以自由約定違約責任，在發生爭議時，當事人可以自愿 選擇解決爭議的方式。
三、公平原則
根據《中華人民共和國合同法》第五條：“當事人應當遵循公平原則確定各方的權利和義務”的規定，公平原則要求合同雙方當事人之間的權利義務要公平合理具體包括：
1、在訂立合同時，要根據公平原則確定雙方的.權利和義務;
2、根據公平原則確定風險的合理分配;
3、根據公平原則確定違約責任。
四、誠實信用原則
根據《中華人民共和國合同法》第六條：“當事人行使權利、履行義務應當遵循誠實信用原則”的規定，誠實信用原則要求當事人在訂立合同的全過程中，都要誠實，講信用，不得有欺詐或其他違背誠實信用的行為。
五、善良風俗原則
根據《中華人民共和國合同法》第七條：“當事人訂立、履行合同，應當遵守法律、行政法規，尊重社會公德，不得擾亂社會經濟秩序，損害社會公共利益”的規定，“遵守法律、行政法規，尊重社會公德，不得擾亂社會經濟秩序和損害社會公共利益”指的就是善良風俗原則。
1、合同的內容要符合法律、行政法規規定的精神和原則。
2、合同的內容要符合社會上被普遍認可的道德行為準則。
合同的訂立是當事人之間產生權力義務的基礎，當事人必須根據法律規定的原則訂立合法有效的合同，這是合同履行的基礎。
合同檔案管理制度 篇18
一、建設工程合同管理的任務和基本方法
1、建設工程合同管理的任務
2、建設工程合同管理的基本方法
二、建設工程合同管理法律基礎
1、合同法律關系
2、合同擔保
3、工程保險
三、建設工程施工招標
1、施工招標程序
2、投標人資格審查
3、施工評標辦法
四、建設工程設計招標和材料設備采購招標
1、工程設計招標
2、材料設備采購招標
3、大型工程設備采購招標
五、建設工程勘察設計合同管理
1、工程勘察、設計合同示范文本
2、工程勘察、設計合同設計
3、工程勘察、設計合同履行管理
六、建設工程施工合同管理
1、施工合同標準文本
2、施工合同管理有關各方的職責
3、施工合同的訂立
4、施工合同履行管理
5、施工分包合同履行掛藍
七、建設工程設計施工總承包合同管理
1、設計施工總承包合同的'特點
2、設計施工總承包合同管理有關各方的職責
3、設計施工總承包合同訂立
4、設計施工總承包合同履行管理
八、建設工程材料設備采購合同管理材料設備采購合同的分類
1、材料設備采購合同的特點
2、材料設備采購合同的分類
3、材料采購合同履行管理
4、設備采購合同履行管理
九、國際工程常用全責文本
1、FIDC施工合同條件部分條款
2、NE施工合同中的條件部分條款
3、AIA施工合同中的CM管理
合同檔案管理制度 篇19
為加強我院經濟合同管理，減少失誤及經濟糾紛，根據相關法律法規的規定，結合我院的實際情況，特制訂本制度。
一、經濟合同的簽訂
1、簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規定。
2、對外簽訂經濟合同，除我院法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本院負責，在授權范圍內行使簽約權。
3、簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際履約能力，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效、有利。
4、簽訂經濟合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償、擇優簽約”的原則。
5、簽訂經濟合同，如涉及醫院內部其他科室的，應事先在內部進行協商，統一權衡，然后簽約。
6、經濟合同一律采用書面格式，并必須采用統一的經濟合同文本。
7、合同雙方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。
8、任何人對外簽訂合同，都必須以維護我院合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
二、經濟合同的審查批準
1、醫院各類經濟合同由法人代表及院長或其授權委托人審批，主要包括如下經濟合同：
（1）醫院的各類經營性經濟合同；
（2）對外招商、招標、合作經營等重大對外經濟合同；
（3）醫院自建或承建的各類安裝、建筑、裝飾、修繕工程合同；
（4）醫院各類固定資產購置合同；
2、經濟合同審查的主要內容：
（1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定；當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。
（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
3、根據法律規定或實際需要，經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。
4、經濟合同的`審批程序如下：
（1）合同申報
各類經濟合同的經辦人員，應事先填寫“合同會審表”，經科室負責人審核簽字后按審批程序報醫院各級領導審核批準。
（2）合同會審
①由醫院院務會議對送審的經濟合同的價格條款進行審核，經調查研究后出具審核意見；
②由醫院法律顧問對合同的合法性、嚴密性、可行性提出審核意見；
③由合同涉及的相關業務科室出具審核意見。
（3）合同審批
經院務會議會審后的合同文本，報各領導按權限審批。
三、經濟合同的履行
1、經濟合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的全面履行。
2、合同履行完畢的標準，應經合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。
3、相關科室應及時了解、掌握經濟合同的履行情況，發現問題及時處理，并及時向相關領導匯報。同時對醫院重大經濟合同的履行情況應進行定期檢查。檢查內容著重以下幾方面：
（1）合同履行情況；
（2）合同未能履約的原因、責任；
（3）合同管理的工作程序、標準及資料登記情況；
（4）合同履行過程中的存在問題和處理意見；
（5）其他情況。
四、經濟合同的變更、解除
1、在經濟合同履行過程中如確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
2、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。
3、變更、解除經濟合同，必須符合《經濟合同法》的規定，并應在醫院內辦理有關審批手續。
4、經公證機關公證的合同，在達成變更、解除協議后，必須報公證機關重新公證，才具有法律效力。
5、變更、解除經濟合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。
6、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書中明確規定。
五、經濟合同糾紛的處理
1、合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按《經濟合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。
2、合同糾紛由簽約科室負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責。
3、處理合同糾紛的原則：
（1）堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。
（2）以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本院合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
（3）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；
4、醫院各科室在處理糾紛時，應積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨。
5、合同糾紛應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。
六、經濟合同的管理
1、本醫院經濟合同的管理由院長總負責，由辦公室管理。
2、醫院合同管理的主要職責是：
（1）負責管理本醫院簽訂的合同；
（2）負責審查本醫院簽訂的合同文本的完整性；對須報請上級主管機關審批、見證、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見；
（3）負責本院法人代表委托書的日常管理；
（4）根據法律及本《制度》的規定，制定本醫院合同管理的實施細則，采取切實措施，搞好合同管理工作；
（5）負責處理本醫院合同糾紛及經濟合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統計、上報等基礎管理工作。
3、醫院必須認真做好經濟合同管理工作。具體如下：
（1）建立合同檔案。
每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。
（2）建立合同管理臺帳。
醫院應根據合同的不同種類，建立經濟合同的分類臺帳和總臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、金額、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
合同檔案管理制度 篇20
1、合同管理的方法及要點
為確保工程項目的順利實施,提供法律保證和保證工程項目實施過程中依法全面履行,以保證工程項目目標的實現。因此這是一個融法律、經濟技術于一體的綜合性工作。
在招投標階段,合同管理任務是訂立一個詳盡完善的承包合同,為保證工程項目的實施提供法律保證。在項目實施過程中,合同管理的任務是依據合同條款,全面履行合同條款,協調合同雙方的糾紛、爭議,對合同的履行、變更和解除等進行監督檢查。處理變更、索賠、分包、違約責任等履行合同條款的事宜。
為保證合同的全面履行,監理應建立健全項目合同的管理制度,要做好合同分析,仔細分析合同條款的內涵,以求對合同作出正確的解釋,明確合同的法律依據。要熟悉合同,建立完整的合同數據檔案和合同網絡,收集資料,憑數據說話,隨時掌握各項合同條款實施的情況和存在的問題,要加強對合同實施的監督、檢查。承包人、業主、監理各方履約情況,糾正各種不符合合同條款內容的各種做法、文字、文件等,以保證合同的全面履行。
2、合同管理的內容
對于合同條款中規定的業主、承包人各自風險,必須正確作出評估,及時地提醒承包人及業主,以確保工程的順利進行。
⑴工程變更
監理工程師對工程上任何形式、質量、數量和內容上的變動,根據合同有關規定進行審核,并報業主審批后發布工程變更令,在與業主和承包人協調商量后,確定變更工程的單價和費率。
在合同執行期間,由于價格漲跌(含因此發生的材料調差工作)、政策性調整等因素對項目成本的影響,對合同價格不予調整。
⑵工程索賠
監理工程師對承包人提出的延期和費用索賠申請,將依據合同規定的程序進行審查,確認承包人所提出的申請是否符合規定,證據是否充足,計算方法和合同依據是否正確,并通知有關監理人員做好資料收集、記錄工作。同時要檢查索賠事件的時效性,對承包人如未能按合同要求及時提出索賠意向的,應對其實際損失及自身的失職造成的損失進行分析,各自承擔,對業主方逾期未答復,而承包人采取措施減少損失所發生的費用應由業主承擔。
⑶工程延期
總監理工程師在確認下述條件滿足并報總監(辦)批準后方能工程延期:
①工程由于非承包人的責任,不能按原定工期完工;
②承包人在影響延期情況發生一個月向總監理工程師提交工程延期報告;
③承包人在影響延期事件終止后的一個月內,正式提交延期申請資料。
⑷工程分包
對承包人提出的分包申請,監理工程師需進行嚴格的審查,審查的主要內容包括:分包人的資格證明及情況、工程項目及內容,工程數量及金額、工程工期、承包人與分包人的合同責任。在執行過程中,監理工程師通過承包人對分包工程進行管理。只有經業主同意,承包人才能進行合同轉記。
對于嚴格限制分包的主體結構及工程超過合同價款規定比例的將不予分包。
⑸保險
對承包人的保險種類、范圍、數額、時間、有效期、保險單及保險收據進行檢查,以確保各種保險的落實。
⑹爭端與仲裁
當工程發生爭議時,監理工程師根據合同規定的期限,進行爭議事件的全面調查、取證,并對爭議做出書面決定,通知業主和承包人。若業主和承包人不同意監理工程師作出的決定,可提交有關部門進行仲裁。
⑺違約
監理工程師對業主違約進行確認并按合同規定進行處理,依據的`事實主要為:
①宣告破產,或作為一個公司宣告停業整頓,但清理不是為了改組或合并;
②由于不可預見的理由,而不可能繼續履行其合同義務;
③沒有在規定的合理時間內根據監理工程師的支付證書向承包人付款,或干涉、阻撓、拒絕支付證書的頒發。
⑻違約處理
監理工程師對承包人違約,將依據下列事實進行確認,并根據合同規定進行處理:
①無力償還債務或陷入破產,或主要財產被接管或主要資產被抵押或停業整頓等,因而放棄合同;
②無正當理由不開工或拖延工期;
③無視監理工程師的警告,一貫公然忽視履行合同規定的責任和義務;
④未經監理工程師同意,隨意分包工程、或將整個工程分包出去。
3、嚴格控制和管理好分包
對分包管理的目的是防止出現合同糾紛和帶來質量、進度上的混亂,致力于發揚專業分包隊伍的優勢,有效地促進工程質量。對分包的管理,監理工程師要做到履行批準和開工申請手續,利用檢查和工地會議了解情況;杜絕分包過多;核實分包人的隊伍組成和技術管理人員情況;對較大的分包項目,應指定專門的監理工程師監管;跨越時間較長的分包合同,應對其進行中期審查;經常檢查,發現問題嚴格處理。
4、合同管理的工作程序
工程變更程序框圖
延期申報、審批程序框圖
索賠申報、審批程序框圖
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