大數據背景下科研檔案管理變革探討論文
隨著移動互聯網、云計算、物聯網等現代信息技術的高速發展，各類信息數據正在以前所未有的速度增長，大數據時代正在到來并深刻影響到社會的方方面面。近年來，各國政府、學界和企業都已開始高度關注大數據技術的應用和研究，我國政府也深刻意識到大數據的巨大作用。2015年8月31日，國務院印發《促進大數據發展行動綱要》，2015年黨的十八屆五中全會通過的“十三五”規劃提出“實施國家大數據戰略，推進數據資源開放共享”，大數據戰略已經逐步上升為國家意志和行為。可以預見的是，在不久的將來，大數據的研究和應用將涵蓋經濟社會發展各個領域，成為新興驅動力。毫無疑問，大數據時代下科研創新活動將更加日新月異，在此背景下科研檔案的規模和類型也將發生深刻變化，進而對傳統的科研檔案管理工作造成巨大挑戰，但同時也給科研檔案管理創新帶來重要機遇。為此，深入思考和研究大數據背景下如何推進科研檔案管理變革，以適應大數據時代的發展要求，更好地發揮科研檔案的功能作用是當下檔案人面對的一項前瞻性課題。
一、大數據背景下科研檔案及其特征
在大數據背景下，隨著移動互聯網、社交新媒體、電子商務等的迅猛發展，科研檔案數字化建設全面推進，作為科研創新活動真實記錄的科研檔案也初步具備了大數據特征。
1.科研檔案數據規模巨大，增長迅速。當前，科研檔案數據資源正呈現爆炸性增長，這主要源于“增量科研檔案電子化和存量科研檔案數字化”兩個原因。一方面，隨著信息化的推進，特別是OA辦公及各種信息管理軟件的廣泛應用，大量的科研檔案歸檔方式由傳統的紙質歸檔轉變為紙質電子雙軌歸檔制；另一方面，通過掃描、翻拍紙質科研檔案、照片等新興技術，館藏科研檔案數字化進程正如火如荼地推進著。目前，科研檔案數據資源呈幾何速度增長，科研檔案大數據在逐步形成之中。
2.科研檔案數據種類繁雜，多元異構。在大數據背景下，隨著數據采集、存儲和挖掘技術的不斷發展，科研檔案資源將廣泛地存在于不同的信息系統中，呈現出結構化、半結構化和非結構化數據相融合的發展態勢。從總體上看，有以下幾大類科研檔案數據。第一類是科研文書檔案，主要指的是各種有關科研活動的政策、法規、通知等文件材料；第二類是科研項目檔案，主要指的是科學技術研究人員在基礎理論研究、技術研究、應用研究和軟科學研究等方面的具體科學研究檔案；第三類是科研成果檔案，主要指的是科研活動中形成，作為科研成果上報，具有保存價值的各種載體的材料歸檔后形成的檔案材料；第四類是科研人員檔案，主要指的是從事科研活動的科研人員自身有關材料，主要包括學術背景、研究方向、科研項目、研究成果、科研獲獎等相關檔案。基于這四類科研檔案形成的大數據具有明顯的異構性，對數據處理能力提出了更高的要求。
3.科研檔案數據潛在價值大，但開發利用率低。作為國家和社會精心保存的歷史記錄，科研檔案是一種最正式、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源，其中蘊藏著巨大的潛在價值。但是，長期以來，科研檔案數據管理水平有限，重保存輕利用，總體開發利用水平很低，造成巨大的數據資源浪費。原發改委副主任張曉強表示，我國科技成果轉化率僅為10%，遠低于發達國家40%的水平[1]。這樣低的轉化率與大多數科研成果進入了檔案室（館）作為檔案保存起來，成為“獨享”的內部資料有一定的關系。這種落后的管理模式容易導致信息不對稱局面：一方面企業對先進科研成果的需要十分迫切；另一方面大量科研成果被“鎖”在檔案柜里，無人知曉。科研院所檔案館承擔的服務社會的責任根本無法體現，科研檔案信息共享利用不容樂觀。2014年，中辦、國辦發布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對檔案工作的新要求：利用檔案，服務民生，服務群眾。在大數據背景下，對海量的科研檔案數據進行高效地開發、為資政參考、服務企業、造福民生提供更加多元化、個性化的服務，已經成為擺在檔案人面前的全新課題。
二、大數據背景下科研檔案管理變革
大數據時代，數據已經成為重要的戰略性資源，正在對社會管理的思維方式、管理行為、決策模式等各個環節產生不可思議的影響，同樣，對于科研檔案管理形成的沖擊和挑戰自然也不言而喻。
1.收集。推進科研檔案大數據化。在大數據時代，要樹立大數據理念，積極推進科研檔案數字化向科研檔案大數據化轉型，積極建設科研檔案大數據這一核心資產。第一，要樹立科研檔案大數據理念，普及科研大（泛）檔案觀和科研檔案大服務觀。一方面，樹立科研大（泛）檔案觀，即將科學研究創新活動中一切具有保存價值的文件、數據、視頻和實物等都視為科研檔案，并經過加工處理成為科研檔案數據；另一方面，普及科研檔案大服務，即科研檔案管理的理念由傳統的“保藏”為主要目的轉變為以“利用”為主要目的，從資料管理收藏轉變為科技知識的管理和服務，形成大數據背景下科研檔案大服務新格局。
第二，要加強科研檔案數據立法。國家主管部門應將科研檔案數據開發和利用作為國家推進大數據發展戰略一部分，盡快制定和實施有關大數據的法律法規，通過法律手段和行政手段，先強制、后自覺地逐步沖破部門、行業、領域、學科、專業之間的藩籬和壁壘，不斷規范和推動科研檔案大數據的建設、開放、共享與利用。同時要充分考慮到知識產權、數據安全、隱私保護等有關問題，為科研檔案大數據的開發利用創造良好的法律和社會環境。
第三，要積極擴充科研檔案的數據類別和總量。繼續落實科研檔案“存量數字化，增量電子化”要求，健全完善科研文書檔案數據庫、科研項目檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科研人員檔案數據庫，推進科研檔案管理由傳統紙質館藏模式向現代數據存儲模式轉變，推動科研檔案數字化向科研檔案大數據化轉型。
2.管理。建立科研檔案大數據平臺。在云計算、物聯網與大數據的背景下，各類相關科研檔案數據得以有效存儲、整合、共享、利用和分析，從而形成一個包含大數據處理系統、新型知識服務模式、智能決策支持系統等在內的科研檔案大數據平臺，這一平臺能夠為科研檔案管理提供全流程、動態化管理和服務，科研人員可以處理和共享海量的科研數據，社會公眾可以獲取有關科研活動信息和知識，科研管理者也可以動態跟蹤監管科研活動的全過程。科研檔案管理大數據平臺的建立，是一項系統工程，涉及技術實施、數據標準、共享機制、數據安全、產權保護、管理制度等一系列問題，而數據標準、共享機制和數據安全是其中尤為重要的三個問題。
第一，建立統一的科研檔案數據標準體系。當前，由于科研檔案數據本身種類繁雜，結構多元，再加上科研檔案數據化缺乏全局性的統籌規劃和監督管理，并且科研檔案本身具有保密性和科研人員共享意愿的不足，導致了不同科研機構在研發或引進科研檔案管理系統時各自為政，所使用的數據庫、程序開發語言、檔案數據行業標準和檔案軟件支撐平臺都各不相同，科研檔案管理軟件的通用性較差，從而形成了大量的“數據孤島”，為科研檔案數據共享埋下了重大隱患。因此，要建設科研檔案大數據平臺，當務之急要建立一個統一的行業標準體系。可以從科研檔案數據的采集標準、科研檔案數據加工標準、科研檔案數據安全標準、科研檔案數據化技術標準等方面入手，針對當前的科研管理需求和科研檔案開發利用需求加以補充完善，形成一個各級科研檔案部門可以共享的統一的標準體系和有效的區域共享平臺，從而更好地推進各類科研檔案數據的共享利用。
第二，構建科研檔案協同聯動共享機制。一方面，轉變傳統單一的科研檔案管理模式為科研項目組、科研管理部門、檔案館“三位一體”的科研檔案協同管理新模式。科研檔案的協同管理，就是對科研檔案的管理要素、管理結構、管理職能及其內在聯系進行創造性的整合重構，實現科研檔案管理各要素的最優配置和整體部署，形成“三位一體，統一規范，各司其職，資源共享，相互促進，協同高效”的科研檔案協同管理模式，從而對科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用全過程進行有效的管理和控制[2]。另一方面，運用大數據技術，通過對全方位、多結構化的實時科研檔案數據和歷史科研檔案數據，特別是隱藏于表象數據之后行為特征數據的在線收集和實時分析，為科研人員及科研管理者進行全局性的管理及決策提供支持。
第三，維護科研檔案大數據平臺的數據安全。首先，要建立統一的科研檔案數據安全標準，建立嚴格的針對科研檔案管理的分級保密制度，有重點、有區分地對部分涉及機密級重要科研成果的檔案，嚴格限制其傳播范圍，確保其安全性和保密性。其次，要建立科研檔案大數據平臺數據安全制度，防止出現非法傳播、盜用等侵權行為，注明各類檔案的保密級別和相應的使用范圍。最后，不斷提高科研檔案大數據平臺安全技術水平，嚴格定期維護和升級，確保科研檔案數據不受非法侵犯、攻擊和泄露，切實維護科研檔案大數據平臺的數據安全[3]。
3.利用。科研檔案服務智能化。大數據時代是信息社會發展的更高階段，科學研究創新活動的方式也將發生翻天覆地的變化。大數據時代背景下，傳統的科研檔案服務方式已不能適應時代的新要求，而是要基于科研檔案大數據平臺大力推動科研檔案服務智能化。
第一，科研推送精準化。大數據技術可以幫助人們從海量的科研檔案數據中發現科學研究活動的發展動態，尋找到科學研究活動的基本規律和發展走向，還可以通過個人移動終端或社交媒體，收集、儲存、整理、分析科研項目和科研人員的有關信息，甚至可以關注每個科研項目的進展程度和每一個科研人員的態度、能力和思維方式，從而幫助管理者及時、準確地為科研人員提供所需要的各種資源、指導和幫助，使科研檔案管理服務真正實現個性化的精準推送服務。
第二，科研選題科學化。運用大數據技術，可以對科研檔案大數據進行深入挖掘和研究，從而推進科研選題更加科學化、合理化。一方面，大數據技術可以幫助挖掘出社會對科學技術的實際需求情況，使得科研選題更加具有針對性、科學化和合理化；另一方面，大數據技術通過數據共享可以協助科研機構與社會企事業單位開展聯合選題和開展科研工作，使不同實體能夠聯合起來共享資源、共同發展。
第三，科研成果轉化及時化。現今科研工作從選題開始就將研究團隊已有的研究基礎作為基本立足點，科研機構與科技成果需求群體之間缺乏必要的溝通和交流，這往往就導致科研成果與社會實際需求相互脫離，科研成果轉化率長期處于不高狀態。在大數據環境下，大數據技術大量應用于科研檔案大數據的開發共享，可以使科研成果與社會需求之間實現有效對接，從而促進科研成果的及時有效轉化，最大化發揮科研成果的經濟和社會效益。
第四，科研評價體系客觀化。長期以來，由于科學活動的復雜性，以及科研評價理念和方法的偏差，從科研項目的立項到科研成果的鑒定都帶有濃厚的主觀色彩，很難實現科研成果評價的客觀公正。大數據背景下，基于科研檔案大數據平臺的科研評價體系，可以使科研成果評價從結果評價走向全過程動態評價，從而實現主觀評價向客觀評價的轉變。首先，對于科研成果的評價方式不再是傳統的主觀經驗判斷方式，而是通過海量科研檔案數據的動態實時分析，量化反映出研究成果所具有的地位和作用。其次，通過科研檔案大數據平臺可以對科研成果進行多向評價和多方評價，優化科研成果評價的指標權重，拓展科研成果評價參與主體范圍。最后，通過科研檔案大數據平臺可以使科研成果的評價跳出結果評價的困境，真正實現過程動態評價，切實反映科研成果的轉化利用水平。大數據時代正在悄然到來，云計算、物聯網和大數據技術正在深刻改變經濟社會發展面貌，同時也深刻改變著人們的思維方式、工作方式和生活方式。毫無疑問，大數據不僅改變著科研創新活動方式，也正在顯著改變傳統的科研檔案管理模式。
近年來，隨著科研檔案管理信息化程度不斷提高，初步奠定了科研檔案大數據管理的前期基礎，可以說，當前科研檔案已初步具備大數據的時代特征：規模巨大，增長迅速；種類繁雜，多元異構；數據價值大，但開發利用率低。大數據背景下，科研檔案管理需發生變革，一是在科研檔案收集上需要加快推進檔案信息大數據化進程，二是在科研檔案管理上需要統籌建立大數據管理平臺；三是在科研檔案利用上需要推進服務智能化。
綜上，在大數據背景下，如何將海量的、分散的科研檔案數據收集歸檔完善；如何管理、開發、共享和利用多元異構的科研檔案數據，解決科研檔案“數據孤島”“數據割據”問題；如何利用大數據技術深度挖掘科研檔案數據潛在價值，推動科研檔案服務智能化，將是檔案學界今后很長一段時間需要深入研究和探討的重要課題。
參考文獻
[1]張丹青.新形勢下科研檔案服務與共享的思考[J].中國管理信息化，2017（5）.
[2]王芳展，方令超，項品輝.圍繞協同創新理念，構建高校科研檔案管理新體系[J].科教文匯旬刊，2014（23）.
[3]楊健康，周新宏.大數據時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議[J].辦公室業務，2016（15）.
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