文秘如何寫好“短急重”文字材料

時間：2025-12-03 10:56:03 銀鳳辦公文秘

文秘如何寫好“短急重”文字材料

　　對于從事文稿起草工作的同志來說，“短急重”材料可以說是家常便飯。筆者從事文稿起草工作已有幾年時間，在工作中經常碰到這種情況，領導突然打來一個電話，要求在短時間內起草一份重要文件、匯報材料或者緊急通知。我剛開始接到“短急重”材料任務時，心里很緊張，老擔心寫不好，怕出錯，影響工作大局。后來，經過身邊寫作高手的傳幫帶以及自己的實踐鍛煉，逐步能夠適應要求，比較優質高效地完成任務。那么，如何寫好這類材料呢?這里，我談談自己的一些體會。

　　一、要領會意圖

　　干活不依東，累死白搭功。與起草其他文稿一樣，起草“短急重”材料時，首先要準確領會領導意圖。領導的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖。只有充分領會這些意圖，才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏懼“短急重”材料，寫不好材料，主要是沒有把領導的想法吃透、意圖摸準。特別是剛從事文稿起草工作的同志，對單位領導不了解，可能會有一點怕，往往接到寫作任務后，不管領導是怎么想的，不論上級是怎么要求的，喜歡冥思苦想，閉門造車，結果是無的放矢，做無用功。材料起草者要領會什么?一般來說，應該了解領導交辦材料的目的是什么，材料要闡述的基本觀點是什么，要解決的主要問題是什么，受文對象和發送范圍是什么，等等。那么，如何準確領會意圖呢?

　　一要敢于問。有的領導在安排任務時，會主動找寫材料的同志說明意圖，這是再好不過的。但多數情況下，領導只是寥寥數語簡單地交代下任務。面對這種情況，材料起草者就要大膽地問，問清材料起草的目的、要求、時限等，切忌不懂裝懂、一知半解。

　　二要勤于思。領導交代工作意圖，往往局限于原則性的指導，粗線條的輪廓。因此，起草者在接受材料任務之后，還要進一步精心思考，拓展思維，以便準確領會、理解和把握領導意圖的精神實質。

　　三要敏于行。領導交代任務時，要迅速動筆，將其主要觀點和主張等記錄下來，防止相關要求出現遺漏。有時候領導要求起草“短急重”材料，也是根據上級緊急文件、電話等要求而下達的，可通過查閱相關文件、電話記錄以及詢問知情人等方式，深入了解意圖。

　　二、要注意積累

　　只有肚里有貨，才能筆下有文。充分的準備，足夠的素材，是寫好“短急重”材料的基礎。有的同志材料寫不好，根本原因是不重視素材準備，未掌握第一手資料，領受任務后，不認真思考，不認真準備，隨手寫來，腳踏西瓜皮，寫到哪里算哪里，遇到了困難，寫不下去了，再去找素材，適得其反。因此，認真積累素材，充分占有素材，是寫好“短急重”材料的保證。從事文稿起草工作的同志，必須高度重視平時積累，把積累作為一項基礎性、經常性工作，不斷積累素材、積累知識、積累思想、積累經驗。對素材積累工作，我總結了三句話。第一句話是，閑時備，急時用。第二句話是，廣積糧，深挖洞。第三句話是，既要儲，更要用。照此而行，對寫好“短急重”材料很有幫助。所謂“閑時備，急時用”，就是說要把功夫下在平時，堅持早動手、早準備，在工作中做個有心人，眼觀六路，耳聽八方，養成積累各種材料的好習慣，平時開會、交談、讀書、上網時，努力做到善于觀察、記錄、剪報、追記，設法留住材料，以備不時之需，防止臨陣磨槍。所謂“廣積糧，深挖洞”，就是說既要注意素材積累的廣度，廣泛收集生產經營、發展建設、改革調整、黨的建設、維護穩定等方方面面的情況，又要注意素材積累的深度，對相關工作進行深入關注、研究分析，知其然且知其所以然。所謂“既要儲，更要用”，就是說我們在積累、存儲各類基礎資料時，還要重視材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善于利用現有資料，把掌握的情況應用于材料中。相反，如果光會儲存信息資料，而不善于使用，這種積累無益于材料起草。

　　三、要理清思路

　　俗話說，“磨刀不誤砍柴工。”接到“短急重”材料任務后，切忌不假思索、草率行事，必須定下神來，先把思路理清，再開始工作。理清思路主要包括兩個方面的內容：

　　一方面，要理清材料的寫作思路。換句話說，就是要搭好架子，把材料的提綱定好，最好是不僅有大框，還要有小框，每一小框寫幾層意思，哪層里邊講到什么樣的高度、深度、新意等，都要列出來，防止跑題，下筆千言，離題萬里，寫出來的材料不符合領導要求。我有個同事，在這方面是把好手。每當領導給他安排“短急重”材料任務時，他都顯得不緊不慢，先拿出一支筆、一張紙，靜坐一旁，思索一會，簡單寫個提綱或者幾個關鍵詞后，再開始起草材料，而且幾乎每次都是一氣呵成。問他為什么要這么做，他說思路通則文章通，如果寫作思路沒搞清楚，沒有明確要寫哪些內容，先寫什么后寫什么，盲目動筆，就只會徒勞無功，反復折騰。

　　另一方面，要理清材料的寫作方式。接到材料任務后，是一人單獨寫，還是多人合作寫?是辦公室文秘單獨寫，還是與相關部門的同志一塊寫?這是寫作方式的問題，也是工作方法的問題，是在材料起草前必須想清楚、確定好的。有一次，我們接到領導安排的一個“短急重”材料任務，向省領導報送匯報材料，內容包括企業簡介、近年來生產經營情況、“十二五”發展思路、下階段工作打算、請求協調解決的問題等。由于時間緊、任務重，單靠一個部門、一個人的力量，難以優質高效完成任務，于是，我們明確由辦公室一名同志牽頭，經營、發展、財務、工程等部門各安排一名同志參與，共同起草，結果不到3個小時，就完成了材料任務，得到了公司領導的充分肯定。

　　四、要借力把關

　　“短急重”材料雖然篇幅不長，但往往因為材料要得急、領導催得緊、時間不充裕，容易出現差錯，而不能像正常情況下，在寫初稿之前，可以全面收集資料信息，帶著要解決的問題找一些人座談，廣泛聽取各方面的意見，初稿形成后，打印出討論稿，征求意見，然后進行修改，以保證材料的質量。特別是一個人起草“短急重”材料時，即使想得再周到、再細致、再全面，也難免存有局限性。因此，起草者要善于借助外力，請本部門的同事或相關專業部門的同志對材料進行把關，確保材料質量。從把關的內容來看，主要包括政策關、文字關、數據關、程序關等。政策關，就是說材料內容要符合黨和國家的方針政策、法律法規，符合上級單位的制度要求;文字關，是指材料要做到觀點明確，語言精煉，結構嚴謹，條理清楚，層次分明，直述不曲，無錯別字等低級錯誤;數據關，是指材料中引用的相關數據要真實可靠，不得弄虛作假，并應當使用國家法定的計量單位;程序關，是指材料發出前，必須經過相關領導逐級審閱同意，特別是對公文還要按照行文要求完成核稿、簽發、用印等程序。有一個現成的例子：有一次，公司領導因參加省里組織召開的座談會，要一位文秘人員緊急起草一份1500字左右的發言材料。他就沒有用好“借力把關”這一招，獨自一旁匆匆把材料寫完送給領導，卻受到了領導的批評。原來，在他的材料里，不光有錯別字，還有幾個財務數據未及時更新，有幾個專業術語搞混淆了。如果他在起草材料時，善于借力，請同事幫助校對一下文稿，請專業部門把關一下數據以及專業術語，就完全可以避免這些問題。

　　文秘寫好 “短急重” 文字材料核心技巧

　　短：抓核心，去冗余開篇直接點題，用 “結論先行” 模式（先亮觀點 / 結果，再補關鍵支撐），避免鋪墊性空話。比如寫緊急通知，直接寫 “為 XX 事，現通知如下：1.XX 2.XX”，刪掉 “根據上級要求 / 鑒于當前情況” 等可省略表述；字數嚴格控在需求范圍內，核心信息（時間、地點、人物、事項、要求）不遺漏，修飾性語句全剔除。

　　急：定框架，速搜集接到任務先搭 “極簡框架”（比如請示 = 背景 + 訴求 + 建議；總結 = 成效 + 問題 + 下一步），避免臨場亂思路。優先調用現有素材（往期同類材料、單位數據庫、固定模板），不做 “從零創作”；對需補充的信息，用 “清單式” 同步對接相關部門，明確反饋時限（如 “請 XX 部 1 小時內提供 XX 數據”），減少溝通內耗。

　　重：保準確，扣需求重點核查核心數據、政策表述、領導意圖，確保無偏差（比如引用上級文件要核對原文，涉及數字要交叉驗證）。緊密貼合受眾 / 用途，比如給領導的匯報側重 “結論 + 風險 + 方案”，給基層的通知側重 “流程 + 要求 + 聯系人”；關鍵時刻可先出 “簡版初稿”（列核心要點）供領導定調，再快速完善，避免方向跑偏。

　　通用兜底：模板 + 復盤提前儲備 “短急重” 常用模板（通知、請示、簡報、快訊等），固化格式和常用表述；任務完成后簡要復盤（比如 “此次是否遺漏關鍵信息”“哪部分耗時最長”），優化后續應對效率。

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