企業電子檔案管理系統軟件的應用
導語：檔案管理始終受自然因素、技術因素、管理因素、社會因素等的影響，存在不同程度的風險。而從軟件開發的角度，應加強對電子檔案管理系統通用性，建立規范的電子檔案信息整理模板，規范檔案信息的接收數據格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。
隨著檔案管理信息化建設的不斷深入，電子檔案管理系統的研發取得了顯著成績，多種電子檔案管理系統被廣泛應用于企業檔案管理工作當中。電子檔案管理系統實現了快速查詢、閱讀檔案信息，降低了檔案管理人員的工作強度，提高了檔案利用工作效率。
一、電子檔案管理系統簡介
電子檔案管理系統是指利用計算機技術、網絡技術、信息技術、多媒體技術等，對檔案信息的收集、整理、加工、傳輸、存儲、利用等環節，實現數字化管理的集成化人機交互系統。按照電子檔案管理系統的適用對象分類，可分為檔案室檔案管理系統和檔案館檔案管理系統。從電子檔案管理系統的功能上講，該系統應具備檔案的綜合管理功能，具體包括：對檔案信息的掃描、文字識別、錄入、校對、審核等;對文件材料的數據采集、分類、排序、統計、索引、查詢等;對檔案信息的借閱和利用管理、檔案查詢信息記錄、檔案密級管理等功能。基于以上主要功能，電子檔案管理系統一般采取模塊化信息處理流程，即檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據的查詢利用、系統維護管理和系統幫助。在這五個模塊中，包括了對檔案信息的數字化轉化、信息采集處理及檔案信息管理及利用等過程。電子檔案管理系統還離不開網絡建設和數據庫建設。
二、電子檔案管理系統的應用
電子檔案管理系統在企業中的應用，主要目的是提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理人員及企業檔案信息在企業管理與決策中的作用。企業應用電子檔案管理系統的時間并不算長，但已基本實現了從電子計算機單機系統，到廣域網檔案管理系統的轉變，并向互聯網信息共享的方向發展。在這一發展過程中，局域網、廣域網等平臺的建設，使電子檔案管理系統的功能實現了極大擴展，更好地實現了檔案信息共享與內、外部的高效傳輸，并實現了檔案管理網絡中的上下級檔案信息互通。由于電子檔案管理系統人機交互性強，查詢與利用方便，且易于操作，對于企業管理人員來說，可以方便快捷地實現檔案資料查詢、文件收發、文件歸檔等功能，多數企業應用了該系統。但從檔案安全、企業信息保密等角度考量，很多企業主要采用的是單機版電子檔案管理系統，而且多采用文檔一體化的電子檔案管理系統。
三、電子檔案管理系統存在的問題
1.管理系統軟件缺乏通用性。目前，電子檔案管理系統產品多種多樣，各有優勢，但產品之間缺乏通用性，無法實現有效的數據共享，對文件檢索與檔案信息管理的整合較薄弱，電子檔案管理的標準化和規范化有待提高。
2.檔案管理人員的素質有待提高。隨著電子檔案管理系統的發展，對檔案管理人員提出了更多更高的要求，亟須培養一批具有復合型技能的檔案管理人員。3.電子檔案信息管理系統的安全性有待提高。企業應用電子檔案管理系統，需要從檔案信息安全、系統安全、網絡安全等多個層面，確保企業檔案信息不被非法取得和利用。但當前電子檔案管理系統的安全性還沒有得到滿足，影響了該系統的進一步推廣。
四、電子檔案管理系統的完善策略
1.加強檔案管理系統的通用性。從軟件開發的角度，應加強對電子檔案管理系統通用性，建立規范的電子檔案信息整理模板，規范檔案信息的接收數據格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。制訂標準的電子檔案歸檔、保管、處置、移交流程，進而確立高效、規范的電子檔案管理運行機制。
2.加強電子檔案中心建設。電子檔案中心是數字檔案館、檔案室建設的主體，具有綜合檔案信息處理功能，通過網絡平臺、數據庫等平臺，提高檔案信息的安全存儲和部門間檔案信息共享。
3.培養引進高素質檔案管理人員。企業應加強檔案管理人員的技能培訓，提高管理人員對電子檔案管理系統的掌握程度，并逐步提高檔案管理人員的現代化管理水平。要加強對高素質復合型檔案管理人才的引進，充實檔案管理隊伍，使檔案管理對企業管理的促進作用得以最大化。
4.提高電子檔案管理系統的安全性。檔案管理始終受自然因素、技術因素、管理因素、社會因素等的影響，存在不同程度的風險。為了保障企業檔案信息的安全性，第一，要提高電子檔案管理系統的安全程度，并在計算機上配置高效的安全軟件和防火墻，避免因網絡攻擊等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，規范電子檔案管理系統的使用，避免管理風險。第三，要建立風險應急機制，防范自然災害和突發事件使檔案信息遭到損壞或泄漏。
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